Cómo crear y abrir un período de liquidación en XNómina
Cada liquidación en XNómina vive dentro de un período. Antes de cargar una sola novedad, conviene entender cómo se crea y por qué estados pasa.
Por el equipo de XNómina ·
En resumen
- Un período se crea eligiendo una cadencia (mensual, quincenal, semanal o semestral) y una fecha de referencia; antes de confirmarlo, XNómina te muestra una previsualización con el nombre y las fechas que va a tener.
- Todo período recorre una secuencia fija de estados, desde Borrador hasta Cerrado, y cada paso tiene una condición propia que hay que cumplir antes de poder avanzar.
- El período del aguinaldo (SAC) es de cadencia semestral y recorre un camino más corto: no tiene asistencia, horas ni novedades propias.
- Un período cerrado se puede reabrir, pero solo lo hace un usuario administrador y la acción queda registrada.
Elegí la cadencia y previsualizá el período
En la sección Períodos del menú lateral tenés el listado completo de los períodos de tu empresa, ordenados del más reciente al más antiguo. Desde ahí arrancás la creación de uno nuevo.
Antes de crear el período, XNómina te deja previsualizarlo: elegís la cadencia —mensual, quincenal, semanal o semestral— y una fecha de referencia, y el sistema calcula el nombre y las fechas de inicio y fin que le va a asignar. Las más usadas son mensual, para el sueldo de todos los meses, y semestral, para el aguinaldo; quincenal y semanal cubren esquemas de pago con esa frecuencia. Podés revisar esa previsualización y recién después confirmar la creación, sin riesgo de crear un período con fechas equivocadas.
Creá el período
Con la previsualización confirmada, creás el período. A partir de ahí aparece en el listado con su estado inicial, Borrador, y queda disponible para que el resto del equipo empiece a trabajar sobre él: cargar novedades, validar asistencia, generar la liquidación.
Un período mensual arranca este ciclo completo. Un período semestral (el del aguinaldo) tiene su propia lógica y se explica en la guía de liquidación del SAC.
Los estados por los que pasa un período
Un período mensual recorre una secuencia fija de estados, uno por uno, hasta quedar cerrado. Cada estado representa una etapa del proceso de liquidación.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | El período se creó y todavía no se validó nada sobre él. |
| Asistencia validada | Se confirmó la asistencia registrada en el período (fichadas del kiosko o carga manual). |
| Horas clasificadas | Las horas del período ya están clasificadas: normales, extra u otro tipo. |
| Excepciones cargadas | Se cargaron las licencias y excepciones del período. |
| Modificadores aplicados | Se aplicaron las novedades del mes cargadas para cada empleado. |
| Liquidado | Ya se generó al menos una liquidación para el período. |
| Pago autorizado | Todas las liquidaciones del período están aprobadas. |
| Pagado | Todas las liquidaciones aprobadas tienen un pago registrado. |
| Recibos generados | Se generaron los recibos de las liquidaciones aprobadas. |
| Recibos firmados | Todos los recibos del período están firmados por el empleado. |
| Cerrado | El período quedó cerrado. |
| Reabierto | Un administrador reabrió un período cerrado para corregir algo; queda registrado. |
El período del aguinaldo (SAC) recorre un camino más corto: pasa directo de Borrador a Liquidado, porque no tiene asistencia, horas ni novedades propias — es un agregado semestral, no un mes trabajado. A partir de Liquidado sigue exactamente la misma cola que un período mensual. El detalle está en la guía de liquidación del aguinaldo.
Cómo avanza el período: cada paso tiene su condición
El período no avanza de estado solo porque hayas cargado datos: cada transición tiene una condición propia (una "guarda") que se verifica antes de dejarte pasar al siguiente estado. Si la condición no se cumple, XNómina no te deja avanzar.
- Para pasar a Asistencia validada, tiene que existir al menos un registro de asistencia cargado en el período.
- Para pasar a Horas clasificadas, tiene que haber al menos una hora clasificada.
- Para pasar a Liquidado, tiene que existir al menos una liquidación generada: por eso primero generás la liquidación (ver la guía de generar y aprobar una liquidación) y recién después avanzás el período.
- Para pasar a Pago autorizado, todas las liquidaciones del período tienen que estar aprobadas, no solo algunas.
- Para pasar a Pagado, todas las liquidaciones aprobadas tienen que tener un pago registrado.
- Para pasar a Recibos generados y después a Recibos firmados, todas las liquidaciones aprobadas necesitan su recibo, y todos los recibos del período necesitan la firma del empleado.
Eliminar y reabrir un período
Un período se puede eliminar mientras no tenga ninguna liquidación, recibo o pago asociado: en cuanto empezás a liquidar, el período queda protegido y ya no se puede borrar.
Un período cerrado se puede reabrir para corregir algo que se detectó tarde, pero es una acción reservada a los usuarios con rol de administrador y queda registrada como parte del historial auditable del período, junto con el resto de las transiciones.
Paso a paso
Elegí la cadencia y la fecha de referencia
En Períodos, iniciá la creación de un período nuevo eligiendo la cadencia —mensual, quincenal, semanal o semestral— y una fecha de referencia.
Revisá la previsualización
XNómina te muestra el nombre y las fechas que va a tener el período antes de crearlo. Confirmalo si está correcto.
Creá el período
El período queda creado en estado Borrador y disponible para que carguen asistencia, horas y novedades.
Validá asistencia y clasificá horas
Avanzá el período a Asistencia validada y después a Horas clasificadas a medida que se completan esos datos.
Cargá excepciones y novedades
Sumá licencias, excepciones y las novedades del mes antes de generar la liquidación.
Seguí el ciclo hasta cerrarlo
Generá la liquidación, aprobala, registrá el pago, generá y firmá los recibos, y por último cerrá el período.
Preguntas frecuentes
¿Qué cadencias de período existen?
¿Puedo saltear un estado del período?
¿Puedo eliminar un período que creé por error?
¿Puedo reabrir un período que ya cerré?
¿Dónde exporto el Libro de Sueldos Digital de un período?
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