Cómo dar de alta un empleado en XNómina

Empleado, no usuario del panel

Antes de arrancar, conviene tener clara una distinción. Un empleado es alguien de tu nómina: una persona a la que le pagás un sueldo y le vas a emitir un recibo. Se identifica por su CUIL (su Clave Única de Identificación Laboral) y por un legajo, el número interno con el que lo seguís dentro de la empresa.

Un usuario del panel es otra cosa: alguien que entra a XNómina para trabajar (liquidar, configurar, validar asistencia). Podés tener empleados que nunca entran al sistema, y usuarios del panel que no están en tu nómina como empleados (por ejemplo, alguien de un estudio contable que te liquida sin ser tu personal). Esta guía es sobre el alta del empleado, la persona de la nómina.

Dar de alta el empleado

En el menú lateral, dentro de Configuración, entrás a Personas. Con el botón Nuevo empleado se abre un formulario donde cargás los datos de la persona.

Estos son los datos del formulario, con lo obligatorio y lo opcional aclarado en cada uno:

En el mismo formulario también podés cargar la fecha de ingreso y el DNI (número), si los tenés a mano. El género y los recargos por hora que le correspondan según su tarea no están en este formulario: se cargan más adelante, editando la ficha del empleado. El domicilio, la obra social y el banco de pago no se cargan a mano en ningún formulario: se completan solos cuando XNómina ingiere un recibo del empleado.

Asociar el convenio correcto

El convenio que le asignás al empleado no es un dato decorativo: es lo que determina bajo qué reglas de cálculo se liquida su sueldo. Si tu empresa liquida bajo un solo CCT, vas a repetir el mismo convenio para todos; si combinás gremios o categorías distintas, cada empleado lleva el que le corresponde.

Si el convenio que necesitás todavía no existe en tu cuenta, hay que crearlo antes (o pedirle al equipo de Xima que lo cargue). Podés dejar este campo sin completar y asociarlo después, pero mientras no tenga un convenio asignado no vas a poder liquidarlo correctamente.

Categoría y tarifa: se registran aparte

A diferencia del legajo o el CUIL, la categoría dentro del convenio y la tarifa base del empleado no se cargan en el formulario de alta. Viven en una sección de la ficha del empleado llamada Historial de asignaciones.

Ahí, con el botón Registrar cambio, cargás la categoría y la tarifa que le corresponde a la persona, junto con la fecha desde la que rige. Es un historial a propósito: si más adelante el empleado cambia de categoría (un ascenso, una recategorización del convenio), registrás el cambio ahí mismo y queda guardada la fecha exacta de cada tramo, sin perder el dato anterior.

Completar el resto de la ficha

Con el alta hecha, podés ir sumando el resto de los datos editando la ficha del empleado: el DNI (con foto de frente y dorso, que después queda marcado como verificado o sin verificar), el género y si el empleado está afiliado al sindicato. El domicilio, la localidad, la obra social y el banco de pago no se cargan a mano: se completan solos cuando XNómina ingiere un recibo del empleado.

Si la tarea del empleado incluye recargos por hora —por ejemplo, insalubridad o trabajo nocturno— también se cargan en su ficha, para que el motor de cálculo los tenga en cuenta al liquidar.

Paso a paso

Preguntas frecuentes