Cómo cargar recibos ya emitidos en PDF con ayuda de IA

Para qué sirve esta carga

Si tu empresa liquidaba en otro sistema antes de pasarte a XNómina, seguramente tengas recibos ya emitidos en PDF — de tu proveedor anterior, de un estudio contable, o exportados de otro software. Ingerir un lote te deja incorporar esos recibos a XNómina sin tipearlos de nuevo: el sistema lee el documento, extrae los datos de cada persona y arma los recibos.

Esto es distinto de Generar recibos (que crea el PDF a partir de una liquidación hecha en XNómina): acá el PDF ya existe, y lo que hace el sistema es interpretarlo.

Subir el archivo

En Recibos, con el período que corresponda seleccionado, tocás Ingerir lote. Podés subir un PDF multipágina (un empleado por página, o de a pares si tu proveedor imprime copia empleado y copia empleador), un ZIP con varios PDFs, o un archivo de texto plano. Sirve tanto para el recibo de una sola persona como para el lote completo de la empresa: si el documento trae un solo empleado, el resultado es un solo recibo; si trae muchos, el sistema los separa automáticamente por legajo.

Apenas soltás o elegís el archivo, XNómina lo sube una única vez y lee el primer recibo del documento para anticipar los siguientes datos.

Revisar la propuesta antes de confirmar

Con el primer recibo leído, la pantalla te muestra una propuesta: a qué período corresponde, si es un recibo ordinario o de SAC (aguinaldo), qué formato de extracción usar y a qué empresa pertenece. Cada campo que XNómina infirió del documento lleva una marca que lo distingue de lo que completás vos a mano.

Nada de esto se aplica todavía: es una propuesta editable. Si el período no es el que corresponde (por ejemplo, un lote de SAC que hay que llevar a su propio período), lo cambiás ahí mismo. Si preferís usar un formato de extracción guardado en vez de que la IA interprete cada documento, también lo elegís en este paso.

El matcheo de cada recibo con el empleado correspondiente se hace por CUIL o por legajo. Los que no encuentran empleado se reportan al terminar; si elegiste una empresa en la propuesta, esos casos crean un empleado deshabilitado en esa empresa para que no se pierda el dato, en vez de descartar el recibo.

Procesar el lote y ver el resultado

Con la propuesta confirmada, tocás Procesar lote. La carga corre en segundo plano — podés salir de la pantalla y volver más tarde, el avance se actualiza solo mientras el lote se procesa. Un lote grande (decenas de recibos) puede tardar unos minutos, porque cada uno se separa, se interpreta y se intenta matchear por separado.

En Ver lotes queda el historial de todas las cargas: cuántos recibos se procesaron, cuántos matchearon y cuántos quedaron sin matchear en cada corrida.

Un detalle de seguridad: si un recibo del lote coincide con uno que ya existe en XNómina, la carga no lo pisa a menos que tildes la opción de reemplazar — y aun así, un recibo ya firmado o publicado nunca se sobrescribe: se reporta como error y queda intacto.

Paso a paso

Preguntas frecuentes