Cómo invitar a un empleado a ver sus recibos en XNómina
El empleado no necesita que le crees una contraseña vos: le mandás una invitación por email y él mismo activa su acceso para ver, descargar y firmar sus propios recibos.
Por el equipo de XNómina ·
En resumen
- Mis Recibos es el portal donde el empleado ve, descarga y firma sus propios recibos publicados. Es un acceso limitado: no es lo mismo que un usuario del panel.
- Se invita desde la ficha del empleado, con el menú Dar acceso y la opción Invitar por email. XNómina le manda un correo con un enlace que vence a los 7 días.
- El empleado entra al enlace, define su propia contraseña en la pantalla Activar mi acceso y queda con el rol Empleado, que solo le permite ver lo suyo.
- Podés reenviar la invitación si vence sin usarse, o crearle la contraseña vos mismo (Crear contraseña ahora) si preferís no esperar a que la acepte.
Qué es el portal Mis Recibos
Mis Recibos es la pantalla que ve el empleado cuando entra a XNómina con su propio acceso: una lista de sus recibos publicados, con la posibilidad de descargarlos y de firmarlos digitalmente como corresponde.
Es un acceso acotado a propósito. El empleado no ve la nómina completa, ni la configuración de la empresa, ni los recibos de sus compañeros: solo lo suyo. Por eso el acceso se maneja con un rol propio (Empleado), separado de los roles que usan quienes administran XNómina.
Invitar al empleado
Para invitarlo, entrás a su ficha (dentro de Personas, elegís al empleado) y abrís el menú Dar acceso. Ahí tenés dos caminos posibles:
| Opción | Quién la puede usar | Cómo queda la contraseña |
|---|---|---|
| Invitar por email | Cualquier persona con permiso para gestionar empleados (por ejemplo, un Supervisor) | La define el propio empleado al aceptar la invitación |
| Crear contraseña ahora | Solo quien tenga permiso para gestionar usuarios (por defecto, el Administrador) | La define quien da el acceso, en el momento |
Invitar por email es la vía pensada para el uso diario: no hace falta que un Administrador intervenga, y la contraseña nunca la ve nadie más que el empleado. Con Invitar por email, cargás su email y tocás Enviar invitación. El enlace que le llega vence en 7 días.
Qué hace el empleado con el enlace
El empleado recibe un correo con un enlace a la pantalla Activar mi acceso. Ahí define su propia contraseña y toca Activar y entrar.
Al activarse, queda creado su usuario con el rol Empleado asignado automáticamente: esto pasa siempre así, sin importar quién haya enviado la invitación, por lo que es una vía segura de dar acceso aunque la use alguien que no es Administrador.
Seguimiento: estados, reenvío y revocación
En la lista de Personas podés ver de un vistazo quién tiene acceso: cada empleado muestra un estado (Con acceso, Invitación pendiente o Sin acceso). Mientras una invitación está pendiente, el botón de la fila cambia a Reenviar, por si el enlace venció o el correo no llegó.
Si te equivocaste de destinatario o el empleado ya no debería tener ese acceso pendiente, podés revocar la invitación antes de que la use, y queda sin efecto.
Qué puede ver el empleado (y qué no)
El rol Empleado está pensado para un único propósito: ver y firmar sus propios recibos ya publicados, y fichar su asistencia si tu empresa usa ese control. No incluye acceso a Configuración, a la nómina de otros empleados ni a ninguna pantalla de liquidación.
Si además necesitás que esa persona trabaje dentro de XNómina —por ejemplo, si también es quien liquida o valida asistencia—, eso es un usuario del panel con otro rol, y se da de alta por otra vía.
Paso a paso
Entrá a la ficha del empleado
Dentro de Personas, elegí al empleado al que querés darle acceso.
Abrí Dar acceso, Invitar por email
En el menú Dar acceso, elegí la opción Invitar por email.
Cargá su email y enviá la invitación
Completá el correo del empleado y tocá Enviar invitación. El enlace vence en 7 días.
El empleado activa su acceso
Recibe el correo, entra al enlace, define su contraseña en Activar mi acceso y toca Activar y entrar.
Revisá el estado
En la lista de Personas vas a ver el estado Con acceso, Invitación pendiente o Sin acceso para cada empleado.
Reenviá o revocá si hace falta
Si la invitación vence o te equivocaste de destinatario, reenviala o revocala desde la misma ficha.
Preguntas frecuentes
¿Qué puede hacer el empleado con este acceso?
¿Qué pasa si la invitación vence antes de que la use?
¿Puedo ponerle la contraseña yo en vez de invitarlo por email?
¿El empleado puede terminar con más permisos de los que necesita?
¿La firma digital del recibo tiene el mismo valor que una firma en papel?
Dale a tu gente acceso a sus propios recibos
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