Cómo cargar y aprobar una licencia en XNómina
Vacaciones y licencias especiales siguen el flujo de solicitud y aprobación: alguien las carga, un supervisor las revisa y XNómina lleva la cuenta del saldo.
Por el equipo de XNómina ·
En resumen
- Las licencias solicitadas (vacaciones, licencias especiales del art. 158) se cargan y quedan Pendientes hasta que alguien con permiso de licencias las Aprueba o las Rechaza.
- Todo se hace en una única pantalla: Licencias, en el menú lateral.
- XNómina calcula automáticamente el saldo de vacaciones de cada empleado según su antigüedad (arts. 150/151 LCT) y lo muestra como referencia antes de aprobar.
- El saldo es informativo: si una vacación aprobada excede el saldo disponible, XNómina te avisa pero no bloquea la aprobación.
Cargar la licencia
En el menú lateral entrás a Licencias. Con el botón Cargar licencia se abre un formulario donde elegís el empleado, el tipo de licencia, las fechas de inicio y fin, y una nota opcional.
Si el tipo elegido no necesita certificado —como Vacaciones o cualquier licencia especial—, el formulario avisa "Se aprueba sin certificado" y cargás la licencia sin adjuntar nada más. Si el tipo sí necesita certificado, como Enfermedad o ART, es otro flujo, con su propia guía.
De Pendiente a Aprobada
Toda licencia que cargás queda en estado Pendiente, sin importar el tipo. Quien tiene el permiso de licencias (habitualmente el rol Supervisor o Administrador) la ve en la misma pantalla Licencias y, con los botones Aprobar o Rechazar en cada fila, la resuelve.
Solo una licencia Validada cuenta para todo lo demás: deja de contarse como ausencia y, si el tipo lo tiene configurado, suma horas pagas en la clasificación del período. Una licencia Rechazada no tiene efecto.
El saldo de vacaciones
En la misma pantalla, arriba del listado, XNómina muestra una sección Saldo de vacaciones con una tarjeta por empleado: cuántos días tiene disponibles este año y cuántos ya tomó sobre cuántos días calculados. Por defecto se ven solo los empleados con movimiento en el año; con Ver todos mostrás la lista completa.
El cálculo es automático: toma la fecha de ingreso del empleado y aplica los tramos del art. 150 de la LCT —14 días hasta 5 años de antigüedad, 21 de 5 a 10, 28 de 10 a 20 y 35 con más de 20—. Si el empleado todavía no trabajó al menos la mitad del año, el cálculo pasa a ser proporcional: un día de vacaciones por cada 20 días trabajados (arts. 151/153 LCT). Los días tomados se descuentan de las licencias de tipo Vacaciones que ya estén validadas.
Un saldo de referencia, no un bloqueo
Si aprobás una vacación y eso deja el saldo del empleado en negativo, XNómina no impide la aprobación: la licencia queda validada igual, y aparece un aviso con el detalle de cuántos días quedó en contra. Es una alerta para que la tengas en cuenta, no una restricción.
Si necesitás un ajuste manual sobre el saldo calculado —por ejemplo, arrastre de días no tomados de un año anterior—, escribinos a [email protected] y lo dejamos cargado.
Buscar y filtrar licencias
El listado de Licencias se puede filtrar por empleado, tipo, estado (Pendiente, Validada, Rechazada), si es paga o no, y por rango de fechas. Es útil para encontrar rápido lo que falta aprobar o revisar el historial de un empleado puntual.
Paso a paso
Abrí Licencias
En el menú lateral entrá a Licencias.
Cargá la licencia
Tocá Cargar licencia, elegí el empleado, el tipo (por ejemplo Vacaciones), las fechas y, si querés, una nota.
Revisá el saldo de vacaciones
Antes de aprobar una vacación, mirá la tarjeta de saldo del empleado en la parte de arriba de la pantalla: cuántos días tiene disponibles este año.
Aprobá o rechazá
En la fila de la licencia pendiente, tocá Aprobar o Rechazar. Solo Aprobar la deja validada.
Prestá atención al aviso de saldo
Si la aprobación deja el saldo en negativo, XNómina te lo muestra como aviso. La licencia queda validada igual: es información, no un bloqueo.
Filtrá el listado cuando lo necesites
Usá los filtros de empleado, tipo, estado y fechas para encontrar lo pendiente o revisar el historial.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede aprobar una licencia?
¿XNómina calcula cuántos días de vacaciones le corresponden a cada empleado?
¿Qué pasa si apruebo una vacación que deja el saldo en negativo?
¿Puedo ajustar el saldo a mano, por ejemplo por vacaciones no tomadas el año anterior?
¿Esto reemplaza el criterio de mi estudio contable?
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